প্রোডাক্টিভিটি বাড়ানোর গোপন কৌশল: সফলদের সময় ব্যবস্থাপনা

পড়াশুনা থেকে শুরু করে কর্মজীবন সব জায়গায় দেখবেন আমরা খুব সাধারণ একটা ব্যাপারের সম্মুখীন হচ্ছি, আর সেটা হলো আমাদের সময়ের খুব অভাব! আমরা কোনো অ্যাসাইনমেন্ট  শেষ করতে পারলাম না, খুব সহজেই বলে ফেলি সময় ছিল না অথবা এমনও অনেক সময় বলি পরীক্ষার প্রস্তুতি ভালো না কারণ সময় ছিল না।  

According to Atlassian একজন Average মানুষ ৩১ ঘণ্টা নষ্ট করে অপ্রয়োজনীয় কাজে। অথচ দেখবেন সফল ব্যক্তিত্বরা তাদের ২৪ ঘণ্টার প্রতি ৫ মিনিটকে ব্যবহার করছে। এটাকে বলে টাইম ম্যানেজমেন্ট স্কিল। এই স্কিল ব্যবহার করে তারা তাদের প্রোডাক্টিভিটিকে বাড়িয়ে তুলছে।  

“সময় এবং স্রোত কারো জন্য অপেক্ষা করে না।” এই কথাটি আসলেই সত্য। সময় একবার চলে গেলে তা কখনোই ফিরে আসবে না। যে যতবেশি কার্যকরভাবে সময়ের ব্যবস্থাপনা করতে পারে সে ততবেশি সফল। তাই সময়কে সঠিকভাবে কাজে লাগানো খুব জরুরি।  

তাহলে চলুন জেনে নেওয়া যাক সময়কে কাজে লাগানোর কিছু কার্যকরী উপায় :

সকালে তাড়াতাড়ি উঠুন :

বিখ্যাত মনীষী Benjamin Franklin বলতেন, “ভোরের মুখে সোনা রং থাকে।”   

সকালে উঠার প্রয়োজনীয়তা এই উপমা থেকেই বোঝা যায় । 

যারা সকাল সকাল ঘুম থেকে ওঠেন অন্যদের তুলনায় কাজ করার সময় বেশি পান। গবেষণায় দেখা গেছে, যখন কোনো ব্যক্তি ভোরে ওঠেন, তখন অন্যদের তুলনায় তিনি বেশি সক্রিয় থাকেন, প্রোডাক্টিভিটিও বেড়ে যায়। কোনো ভালো সিদ্ধান্ত নেওয়ার ক্ষেত্রে, পরিকল্পনা ও লক্ষ্য অর্জনে অধিক পারদর্শী হন। সকালে ঘুম থেকে উঠলে জীবনে ইতিবাচক দিক বেড়ে যায়, হতাশায় কম ভোগেন। এছাড়াও যুক্তরাষ্ট্রের টেক্সাস বিশ্ববিদ্যালয়ের গবেষকেরা এক গবেষণায় দেখেছেন, যারা ভোরে ঘুম থেকে ওঠে, তারা দেরিতে ঘুম থেকে ওঠা শিক্ষার্থীদের তুলনায় ভালো ফল করে। ঘুমের মান ভালো হওয়া ও কাজের উৎপাদনশীলতার সঙ্গেও একে যুক্ত করা যায়। 

Richard Branson বলেছেন,  

“আমি পৃথিবীর যে প্রান্তেই থাকি না কেনো আমি সবসময় নিয়ম মেনে ভোর ৫ টায় ওঠার চেষ্টা করি। সকালে ওঠার জন্য আমি ব্যায়াম করার সময় পাই এবং পরবর্তী সময়ে পরিবারের সাথে কিছু সময় কাঁটাতে পারি। এতে আমার মন এবং মস্তিষ্ক উভয়ই খুব ফুরফুরে থাকে যা আমাকে ব্যবসায় মনোযোগী হতে সাহায্য করে।”  

ব্র্যানসনের সাথে এমন আরো অনেক সফল তারকা ব্যক্তিত্ব রয়েছেন যারা কিনা সবসময় সকালে উঠেন।   

গুগলের সিইও সুন্দর পিচাই সকাল ৬.৩০ টায় ঘুম থেকে উঠেন, এপল কোম্পানীর সিইও টিম কুক ভোর ৪ টায় উঠেন, মিশেল ওবামা ভোর ৪.৩০ টায় উঠেন প্রতিদিন।

জরিপে দেখা গিয়েছে প্রায় সকল সফল ব্যক্তি সকালে ঘুম থেকে উঠেন, এতে করে তাদের কাজের গতি এবং আগ্রহ বেড়ে যায়।  

মেডিটেশন :

একাগ্র মনের কোন চিন্তার নাম meditation। এটি শুধু মনকেই কেন্দ্রীভূত করে জাগিয়ে তোলে না, শরীর যন্ত্রেরও উপকার করে। আর সত্যিকথা বলতে কি, মানুষের শক্তির উৎস হলো মন। মন যখন শান্ত থাকে মানুষ তার মস্তিষ্ককে সর্বোচ্চ ব্যবহার করতে পারে। আর মনকে স্থির করার সফলতম পদ্ধতি হলো মেডিটেশন (meditation)। আপনার মন স্থির থাকলে আপনার কাজের গতি এবং কাজের প্রতি মনোযোগ বেড়ে যাবে। বিশ্বের সবচাইতে ক্ষমতাবান়্ ও প্রভাবশালী নারী Oprah Winfrey নিয়মিত Transcendental Meditation করে থাকেন। একটি জরিপে দেখা গিয়েছে, যারা নিয়মিত ধ্যান করে অন্যদের তুলনায় বেশি সৃজনশীল হয়। 

নিয়মিত একটু সময়ের জন্য মেডিটেশন বা ধ্যান করার অভ্যাস আয়ত্ত করুন।  

“Meditate. Breathe consciously. Listen. Pay attention. Treasure every moment. Make the connection.”― Oprah Winfrey 

To-Do list ব্যবহার করুন :

দিনের শুরুতেই সারাদিনের কাজের তালিকা করে ফেলুন। সবসময় একটি নোটবুক রাখুন নিজের কাছে অথবা আপনার স্মাট ফোনের To-Do list Apps টি ব্যবহার করতে পারেন। সেখানে সারাদিনের সবগুলো কাজ লিখে ফেলুন। যেকোন কাজ সফলভাবে সম্পন্ন করতে টু-ডু লিস্ট তৈরি করা সবার জন্য অনেক জরুরী। আমাদের সবার জীবনই এখন বেশ ব্যস্ততায় ঘেরা। এই আবেশে হুট করে যেকোন দরকারী কাজ করার কথা ভুলে যাওয়াই স্বাভাবিক। অন্য কোন কাজ আমরা পারি বা না পারি ভুলে যেতে আমরা ওস্তাদ । সে লক্ষ্যেই টু-ডু লিস্টের প্রচলন হয়েছে। আপনার প্রতিদিনের কাজটি একটি টু-ডু লিস্টের মধ্যে অন্তর্ভুক্ত করুন। প্রতিটি কাজ সেই লিস্ট অনুযায়ী করুন। টু-ডু লিস্ট কোন কাজ জরুরী আর কোন কাজ অপেক্ষাকৃত কম জরুরী তা অগ্রাধিকার করতে সাহায্য করে থাকে। ধরুন আপনি, অফিসের কয়েকটি কাজ টু-ডু লিস্টে লিপিবদ্ধ করে রাখলেন। অতঃপর একটি কাজ শেষ হয়ে এলে সেটির পাশে টিক দিয়ে অপর কাজে হাত দিলেন। এতে কিন্তু সময়কে খুব দারুণভাবে ব্যবহার করা হচ্ছে, তাই নয় কি? এছাড়াও কোন কাজ শেষ হয়ে গেলে কাজের প্রতি আগ্রহ বাড়ে এবং নিজের প্রতি আত্নবিশ্বাস বেড়ে যায়। কাজের তালিকা সঠিকভাবে মেইনটেইন করলে আপনার মূল্যবান সময়ের অপচয় হবে না,  আপনার কোনো কাজই বাদ পড়বে না এবং সময়মত হবে। ফোকাসও ঠিক থাকবে। 

টু-ডু লিস্টের প্রয়োজনীয়তা কতোটা অপরিসীম বুঝতেই পারছেন। আজ থেকেই এটি মেইনটেইন করার অনুশীলন শুরু করুন। কিছুদিন পর নিজের উন্নতি ও অগ্রগতি দেখে নিজেই আশ্চর্য হয়ে যাবেন। 

“Rename your “To-Do” list to your “Opportunities” list. Each day is a treasure chest filled with limitless opportunities; take joy in checking many off your list.” ― Steve Maraboli

কাজের তালিকার সবচেয়ে কঠিন কাজটি সবার আগে করুন : 

বিখ্যাত লেখক Mark Twain বলেন, If it’s your job to eat a frog, it’s best to do it first thing in the morning. And If it’s your job to eat two frogs, it’s best to eat the biggest one first. 

মার্ক টোয়েন  সকাল সকাল ব্যাঙ খেতে বলেছেন।উনি ব্যাঙ খেতে ভালবাসতেন কিনা জানিনা – তবে ধরে নিচ্ছি  ব্যাঙ খাদ্য হিসেবে সুস্বাদু বটে। তা না হলে সকালে ব্যাঙ খাওয়ার কথা উঠবে কেন তার লেখায়? এই উক্তি দ্বারা তিনি বুঝাতে  চেয়েছেন যে, নিজের কাজের তালিকায় সবচেয়ে কঠিন যেই কাজটি সেই কাজটি সকালে আগে করুন। সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ন এবং কঠিন কাজটি তালিকার শুরুতে লিখুন। পর্যায়ক্রমে সহজ এবং সহজতর। দিনের শুরুতেই কঠিন কাজটি করে ফেললে আপনি থাকবেন টেনশন মুক্ত এবং পরের কাজগুলো করা সহজ হবে। সহজ কাজগুলি আগে করে ফেললে আপনি ক্লান্ত হয়ে পড়বেন। কঠিন কাজ করা আরো কঠিন হবে।  

Lifehacker.com এর প্রতিষ্ঠাতা Gina Trapani মতে, ” আপনি যখন সকালে কাজ করতে বসবেন তখন আপনার মন এবং মস্তিষ্ক একদম ফ্রেশ থাকবে, আপনাকে অন্যান্য আরো দশটা কাজ নিয়ে ভাবতে হবে না। তাই  এই সময়ই সবচেয়ে উপযুক্ত নিজের কঠিন কাজ করার জন্য। এর মাধ্যমে আপনার সবচেয়ে কঠিন কাজ সকাল ১০টার মাঝেই শেষ হয়ে যাবে, পরবর্তীতে বাকি কাজ করতে অনেক সহজ হবে।”  

সোশ্যাল মিডিয়া থেকে দূরে থাকুন : 

জরিপে দেখা গিয়েছে, দিনের সবচেয়ে বেশি সময় নষ্ট হয়  বিভিন্ন সোশ্যাল মিডিয়ার জন্য। অনেকেই দেখা যায় কাজ করতে করতে ৫ মিনিট পর পর ফোনে টুকুর টুকুর করতে থাকে ।  ঘনঘন ফোনের নোটিফিকেশন দেখার অভ্যাস আপনার কাজে মন বসানোর ক্ষমতা ধীরে ধীরে নষ্ট করে দেয়। আপনার সময় যাতে নষ্ট না হয় সেজন্য মোবাইল ফোন দূরে কোথাও রাখতে পারেন, মেসেঞ্জার, হোয়াটস অ্যাপের নোটিফিকেশন অফ করে রাখবেন , অবসর সময়ে ব্যবহার করতে পারবেন এমনভাবে ব্যবস্থা করবেন। এতে করে কাজের সময় মনোযোগ বিঘ্নিত হবে না। 

ট্রাফিক জ্যামকে কাজে লাগান : 

ঢাকার রাস্তায় বের হওয়া মানেই ২ ঘণ্টা জ্যামে বসে থাকা। এই ট্রাফিক জ্যামকেও আপনি দারুনভাবে  কাজে লাগাতে পারেন। জ্যামে বসেই আপনি শুনে নিতে পারেন মোবাইলে রেকর্ড করা লেকচারগুলো অথবা কাজের চাপে সময় পান না জ্যামে বসেই দেখে নিতে পারেন কোন মোটিভিশনাল ভিডিও অথবা আরও শুনতে পারেন AUDIO BOOK। কাজের প্লানিং করতে পারেন জ্যামে বসেই। আপনি কোন  ডিজাইন করবেন, কোন কবিতা লিখবেন, কোন বিজনেস প্ল্যান করবেন, কোন ব্লগ লিখবেন  – সব নোটপ্যাড এ লিখে  রাখতে পারেন জ্যামে বসেই ।  কথায় আছে if life gives you lemon, make a glass of lemonade! তাই ট্রাফিক জ্যামকে আপনার মূল্যবান সময় নষ্ট করতে না দিয়ে , ঐ সময়টাকেই আপনার কাজে ব্যবহার করুন । 

পোমোডোরো টেকনিক :

পোমোডোরো  ইটালিয়ান শব্দ যার অর্থ হচ্ছে টমেটো । আশির দশকে Francesco cirillo নামের একজন সাধারণ ছাত্র ছিলেন, উনি অনেক পড়াশুনা করতে চাইতেন, কিন্তু ঠিকমতো মনোযোগ দিতে পারতেন না। এতে তার রেজাল্ট খুব খারাপ হয়। তাই তিনি অনেক চিন্তা করে একটি টেকনিক আবিষ্কার করলেন যার নাম দিলেন পোমোডোরো টেকনিক। সে তার সময়কে পোমোডোরোতে ভাগ করে নিল। প্রতি পোমোডোরো ছিল ৩০ মিনিট করে, যার মধ্যে ২৫ মিনিট মনোযোগ দিয়ে পড়ার জন্য আর ৫ মিনিট বিশ্রাম। 

POMODORO  টেকনিক যেটা দু ধরনের কাজ করে:
১। অনেক বেশী কাজ বা পড়ার চাপ থাকলে তা ভাগ করে কমিয়ে দেয়।
২। কম সময়ে অনেক বেশি কাজ করতে সাহায্য করে যার মানে কর্মদক্ষতা বাড়ায় । 

বিশ্বজুড়ে পোমোডোরো এত বিপুলভাবে ব্যবহৃত হওয়ার পেছনে বিজ্ঞানীরা বেশ কিছু কারণ বের করেছেন।মনকে বশ করা যেতে পারে এই টেকনিক ব্যবহার করে । ১০/১২ টা পোমোডোরো দিয়ে দেখুন একদিনে অনেক কিছু পড়া হয়ে যাবে। একঘেয়ামিও লাগবে না। এই টেকনিক ব্যবহার করে যে কাজ ১ সপ্তাহেও শেষ হতো না , তা ১ ঘন্টাতেই হয়ে যাচ্ছে।   

মাল্টিটাস্কিং বন্ধ করুন :  

মনে করুন আপনি একটি অ্যাসাইনমেন্ট করছেন আবার মোবাইলে টুকুর টুকুর করে চ্যাটিং করছেন ঐ দিকে আবার টিভিটাও খুলে রেখেছেন, আপনি মনে করছেন আপনি একসাথে সবগুলো কাজই করছেন, আসলে কি তাই? না। আমরা অনেকেই মনে করি একসাথে অনেক কাজ করতে পারা বড় কোনো গুন, আসলে মোটেও তা নয়। সত্যি বলতে আমাদের ব্রেন মাল্টিটাস্কিংয়ে অনুপযোগী। মানুষের ব্রেন একসাথে অনেকগুলো কাজের কমান্ড নিতে পারে না। আপনি যদি সব কাজকেই সমানভাবে করতে চান কোন কাজই করতে পারবেন না । IF everything is important, than nothing will be. তাই একটা সময়ে একটা কাজের প্রতি ফোকাস করুন, এতে করে আপনার প্রোডাক্টিভিটি বেড়ে যাবে আপনার কাজও ভালোভাবে শেষ হবে ।  

“না” বলতে শিখুন : 

ধরুন আগামীকাল আপনার একটা মিড আছে, একটা অ্যাসাইনমেন্ট ডেডলাইন আছে এর মধ্যেই  আপনার বন্ধু ফোন দিয়ে বলল দোস্ত চল আজকে ঘুরে আসি? কি করবেন ? সব বাদ দিয়ে বন্ধুর সাথে যাবেন নাকি আপনার কাজগুলো করবেন? অবশ্যই আপনার কাজগুলো আগে শেষ করবেন। অনেক সময়  আমরা ভাবি বন্ধু কি মনে করবে না গেলে, সেহ্মেত্রে ভালোভাবে বন্ধুকে বুঝিয়ে বলুন। জীবনে না বলতে শেখাটা অনেক বেশি জরুরী, সবাইকে খুশি করে চলতে আপনি পারবেন না। আপনার ব্যক্তিগত জীবনে হ্মতি হবে সবাইকে খুশি করে চলতে গেলে। তাই কারো অনুরোধ রাখতে না পারলে সরাসরি সুন্দর করে না বলে দিন । 

“Saying no can be the  ultimate self-care” -CLAUDIA BLACK

কৃতজ্ঞ থাকুন :  

সবসময় জীবনের প্রতি কৃতজ্ঞ থাকুন। সারাদিনে ঘটে যাওয়া ভালো জিনিসগুলো লিখে রাখুন, এতে করে দিনশেষে মানসিক শান্তি আসবে এবং নিজের প্রতি আত্নবিশ্বাস গড়ে উঠবে। লাইফ কোচ এবং লেখক টনি রবিনস দৈনিক সকালের একটি সময় রয়েছে যখন তিনি তার জীবনের জন্য কৃতজ্ঞতা স্বীকার করে। তিনি বলেন, “আমি প্রতিদিন সাড়ে তিন মিনিট ধরে তিনটি বিষয়ের প্রতি কৃতজ্ঞতা জ্ঞাপন করি। মার্ক জুকারবার্গকে চেনে না এমন মানুষ বোধ হয় নেই। তিনি মনে করেন যেকোনো সফলতার পেছনে প্রার্থনা একটি শক্তিশালী হাতিয়ার হিসেবে কাজ করে। প্রতিটি কাজকে আরো বেশি সাহসিকতা নিয়ে শুরু করবার মনোবল জোগাতে প্রার্থনার চেয়ে ভালো মাধ্যম আর হতে পারে না। প্রতিরাতে ঘুমাতে যাওয়ার আগে মার্ক তার প্রথাগত Jewish প্রার্থনা Mi Shebeirach করে ঘুমান। প্রতিটি সফলতার জন্য সৃষ্টিকর্তার আনুগত্য প্রকাশে তিনি কখনই পিছপা হন না। প্রতিদিন এই নিয়ম আপনাকে সবসময় পজিটিভ চিন্তা করতে সহায়তা করবে। এমনকি আপনার রাগ এবং ভয়ও এই নিয়মের মাধ্যমে নিয়ন্ত্রনে চলে আসবে। তাই প্রতিদিন ৩০ মিনিটের জন্য হলেও আপনার সৃষ্টিকর্তার প্রতি আনুগত্য প্রকাশ করুন ।  

“True forgiveness is when you can say, “Thank you for that experience.” ― Oprah Winfrey 

এই দিন দিন নয় আরো দিন আছে, এই দিনকে নেব আমরা সেই দিনেরও কাছে। গানের এই কথাটা শুনতে ভাল লাগলেও সময় কারো জন্য থেমে থাকে না। ২৪ ঘন্টাকে আপনি কিভাবে ব্যবহার করছেন তার উপর নির্ভর করছে আপনার সাফল্য এবং ব্যর্থতা দুটোই। জীবন একটাই। সময় কাজে লাগান। নয়তো আর ঘুরে দাঁড়াতে পারবেন না।